Les documents sont au centre de nombreux processus organisationnels. Ils rendent les processus traçables et les personnes responsables. Cependant, les documents ne sont pas protégés par défaut contre la manipulation – toute personne ayant accès à un document peut le modifier et il sera difficile de reconstituer le document original. En effet, la fraude documentaire est souvent réalisée de manière aussi triviale.
Pourquoi l’intégrité des documents est-elle importante pour les organisations ?
Bien qu’il existe des systèmes de gestion de documents qui permettent de garder une trace de chaque version de chaque document, de nombreuses organisations se contentent de partager des dossiers pour garder une trace de leurs documents, car c’est l’approche la plus simple. Et les documents eux-mêmes sont généralement des documents de bureau qui n’ont pas de version intégrée, sans parler de la résistance à l’altération. Ainsi, la manipulation des documents devient extrêmement facile, même pour des utilisateurs moins sophistiqués sur le plan technique.
Conscients que les solutions techniques adoptées par de nombreuses entreprises n’offrent pas suffisamment de garanties et que la fraude documentaire représente un risque important, nous avons étendu notre produit pour offrir des fonctionnalités permettant de sécuriser les documents. Notre logiciel agent peut surveiller le dossier partagé et suivre chaque changement dans les documents qui y sont stockés. Les modifications sont ensuite transmises à notre service de chaîne de blocage, qui permet de suivre les modifications de tous les documents surveillés de cette manière.
Comment le service Blockchain peut-il protéger les documents ?
Intégrité des documents
La protection des documents basée sur une chaîne de blocs garantit l’intégrité totale des documents en créant un hachage de chaque version de document, à l’aide de l’algorithme SHA-512. Ce hachage rend impossible toute manipulation des versions sans laisser de traces. Tous les hachages sont stockés sur une chaîne de blocage privée ou publique, de sorte que personne ne peut les supprimer ou les manipuler. Ils sont disponibles sur le tableau de bord, ce qui vous permet de les vérifier 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
Horodatage
Chaque version est horodatée. Grâce à l’horodatage de chaque hachage, votre organisation peut suivre le moment exact où un document particulier a été modifié et par qui. Si des modifications sont apportées au fichier, les parties prenantes ayant accès au panneau de contrôle des versions pourront le voir comme un horodatage distinct.
Protection de l’origine et de la paternité
Comme chaque modification est automatiquement enregistrée sous une nouvelle version avec un nouvel horodatage, il est facile de suivre l’origine et l’auteur d’un document – qui l’a créé, téléchargé, ouvert ou apporté des modifications – tout est disponible et ventilé par utilisateur et par date/heure.
Exemple :
- Un employé falsifie un document non protégé lié aux politiques de l’entreprise, en modifiant une déclaration spécifique
- Le salarié menace l’entreprise de le poursuivre pour non-respect de certaines déclarations
- L’entreprise dispose d’un contrôle de version sur la chaîne de blocage, qui peut légalement prouver que le document a été modifié par cet employé, en fournissant la date et l’heure exactes, le nom d’utilisateur et d’autres détails liés à cette action.
Vérification des données
La protection de la chaîne de blocage peut être utilisée pour la vérification des documents. Lorsqu’un utilisateur télécharge un fichier, il est possible de vérifier s’il a déjà été ajouté à la chaîne de blocage. En cas de documents identiques, le nom dont il provient sera facile à trouver. Cela garantit la vérification de l’origine et de la paternité et élimine le risque de fraudes dans ce domaine.
Conformité et protection juridique
De nombreuses réglementations relatives à la confidentialité des données, telles que la GDPR, la PSD2 et d’autres, exigent la mise en place de mesures technologiques appropriées pour garantir la sécurité des données. La protection d’une partie fondamentale des processus de chaque organisation, comme la documentation, est donc un grand pas vers la conformité aux règlements sur la protection des données.
Qui a besoin de la protection des documents ?
Alors que les petites entreprises qui ne traitent pas de gros volumes d’informations confidentielles trouveraient la protection des documents plutôt souhaitable qu’obligatoire, pour certaines organisations qui traitent des documents sensibles, cette protection automatisée des documents pourrait changer la donne en termes d’amélioration de la sécurité des informations. Pour plus de détails, rendez-vous sur https://www.bluemega.com/proteger-le-document-contre-la-falsification/
